大手企業では広報部を社内に設置している企業が多く存在します。特に一般消費者を顧客としている企業はプロモーションを継続的に行うことが売上やサービス認知に繋がるため、重要なポジションとなります。昨今では中小企業、スタートアップ企業にも広報部を設置する企業も少なくはありません。ただ、経費や人材不足により専任で配属することが難しかったり、キャリア採用をしても管理が難しくせっかくの人材を持て余してしまうといったケースも少なくありません。
本記事では弊社サービスの中でメインの1つでもある『広報チーム組成』について投稿いたします。
広報部のメリット
広報を組織化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく3つのポイントをご紹介します。
1．戦略的な広報PR活動ができる
2．広報PR活動の幅が広がる
3．属人化しない広報活動ができる
広報を組織として立ち上げるメリットは、組織化することでリソースに余裕が生まれ、またメンバーそれぞれの強みやナレッジを共有することでより効果的に広報PR活動を実施できます。
いい広報部を組成するコツ
1. 経営陣直轄の組織に置くこと
経営トップが広報PRを経営戦略と捉えている企業に多いのが、経営陣直轄の広報組織です。
広報活動の領域はとても広く「ブランディング」「企業価値の向上」「資金調達」「人材獲得」「理念の定着」「モチベーションアップ」といった経営課題の解決とリンクしています。経営トップと広報が直結していることで、取り組むべき経営課題にスムーズに連携できるメリットがあります。また、取り巻く環境や経営方針が日々変化するようなスピード感がある企業もありますので、それに合わせて広報活動も変えていく必要があるため、経営陣と近い組織にすることがポイントです。
2．広報組織のビジョン・ミッションを決める
広報スタッフの姿勢や広報指針を固めるために、自分達はどんな組織なのかを可視化しましょう。リーダーだけが一方的に決めるのではなく、可能であればスタッフ内でディスカッションして全員で決める方が個々の理解が進み、当事者意識を生み出しやすいです。
3．スタッフそれぞれにあわせた目標と役割を決める
新設部署にはさまざまな特技やバックグラウンドをもったメンバーが集まります。人によって強みや弱みは異なるため、それぞれに合わせた目標設定をしましょう。また、担当したい業務をすり合わせるとメンバーのモチベーションアップにもなります。
例えば、社内での連携が重要視されるコーポレートPRチームには間接部門系の方を配属したり、逆に社外の情報や市場動向の見極めが必要なマーケティングPRチームには直接部門系の方を配属します。
広報部の立ち上げ5ステップ
STEP1．目的の明確化する
まずは、何のために広報活動に行うのか目的を明確化することです。当たり前ですが、ゴールがブレてしまうとせっかく取り決めたた広報プランが意味をなさなず、筋の通った活動や貢献度が低いと社内から評価されます。しっかり経営陣とすり合わせ、社内の合意を得ていくようにしましょう。
STEP2．マイルストーンの策定をする
目的が明確化されたら、次に行うべきことはマイルストーンの策定です。「誰」に、「何」を、「どのように」伝えれば達成できるのかを策定します。企業の置かれる成長段階によって表現するべき内容が変わってくるため、経営戦略と紐づいた発信を行いましょう。
STEP3．広報プランの策定をする
前工程で策定したメッセージを伝えるため、広報活動プランを策定します。マイルストーンを年間や半年のスケジュールでタスクに落とし込むと管理がしやすいです。
STEP4．広報プランにあわせた人員プランの策定をする
広報プランを策定したら、プランにあわせた人員プランを策定します。「社外から広報経験者を採用すべきか」、「社内の広報未経験者をアサインすべきか」などを決めていきます。
社内に経験者がいない場合、外部から採用したとしても管理ができるか判断しにくい場合があります。そのため、外部で広報のプロと一緒にプロジェクトに取り組むと良いでしょう。最初はザックリと「社内広報担当」「社外広報担当」にグループを割り当てて、徐々にプロジェクトやスタッフを増やし、部署を拡大します。
STEP5．広報ツールを作成する
企業メッセージをステークホルダーに浸透させるための広報ツールを作成します。広報ツールはさまざまで、コーポレートサイトや企業ブログといった社外に公開するWEBメディアや、自社の概要や強みをまとめた企業パンフレット、取り扱い商品・サービスの紹介動画などメディアリレーションに特化したツールがあります。また、社内広報の観点では社員向けに社内報や部署紹介の動画などを作成することもあります。
これらの過程で起こる相互作用については下記の記事で触れています。
ぜひ、こちらもご覧ください。
まとめ
企業規模・業界に関係なく社名や商品またはサービスを認知をステークホルダーに促し、企業ブランドを高めたいのはどこも同じ思いのはずです。
広報活動の重要性を感じながらも、どのように広報部の組成に踏み込んで良いか手を拱いている経営者や広報活動を円滑に運営するために組織化を考える経営者も増えているのではないでしょうか。
ぜひ、広報部の組成でお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください。